Những thao tác cơ bản trong Microsoft Excel

Nếu bạn chỉ mới làm quen với Microsoft Excel, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những thao tác cơ bản trong Excel như:

• Định dạng văn bản.
• Sử dụng các công cụ trong Excel.

Sau bài viết này, bạn sẽ hoàn toàn nắm được các thao tác cơ bản nhất của Excel, giúp bạn dễ dàng sử dụng Excel trong tương lai.

1. Khởi động Excel

Bạn có thể khởi động Microsoft Excel từ Start menu hoặc màn hình Desktop. Ngay sau khi khởi động, bạn sẽ thấy được giao diện như hình.

Chú thích cho hình trên:

1. Tạo một trang làm việc mới hoàn toàn hoàn.
2. Tạo trang làm việc mới dựa trên các mẫu có sẵn.
3. Mở các file Excel bạn đã làm trước đó.
4. Mở các file Excel trong các thư mục cụ thể.

Để bắt đầu bạn chọn Blank Workbook. Việc đầu tiên bạn cần làm sau khi tạo một trang làm việc mới là lưu file Excel và đổi tên file Excel.

Bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu hoặc click vào biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar.

Mỗi file Excel thường được gọi là một bảng tính (Spreadsheet), mỗi bảng tính có ít nhất một trang tính (Sheet).

Các sheet này có thể liên kết với nhau. Bạn có thể đổi tên sheet để dễ nhận biết các sheet trong quá trình làm việc.

2. Fill Series

Fill Series là một trong những tính năng vô cùng tuyệt vời trong Excel, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian trong quá trình nhập dữ liệu. Cách thức thực hiện Fill Series cũng vô cùng đơn giản.

Bạn chọn ô chứa dữ liệu bất kỳ, di chuyển chuột đến ô vuông nhỏ của ô được chọn, đến khi thấy chuột xuất hiện biểu tượng dấu cộng màu đen. Tiếp đó, bạn giữ chuột và kéo thể theo hàng hoặc cột bạn muốn điền dữ liệu.

Fill Series giúp bạn giải quyết nhanh các việc như sau:

• Khi bạn muốn lặp lại các text.
• Lập danh sách thứ hoặc tháng.
• Lặp lại công thức.
• Lặp lại các format của các ô.
• Thay đổi kích thước hàng và cột

3. Thay đổi kích thước cột và hàng

Bạn có thể dễ dàng thay đổi kích thước hàng và cột trong Sheet, cách thước thực hiện như sau:

Thay đổi kích thước cột

Di chuyển chuột đến cạnh trái hoặc phải của tiêu đề cột bạn muốn thay đổi kích thước, bạn sẽ thấy chuột biến thành biểu tượng có hai mũi tên.

Bạn bắt đầu giữ chuột và kéo thả để thay đổi kích thước cột theo ý của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể để Excel tự điểu chỉnh kích thước của cột để phù hợp với dữ liệu của cột đó theo cách sau:

Di chuyển chuột đến cạnh trái hoặc phải của tiêu đề cột bạn muốn thay đổi kích thước, bạn sẽ thấy chuột biến thành biểu tượng có hai mũi tên.

Sau đó bạn double-click chuột để tự điểu chỉnh kích thước cột.

Thay đổi kích thước hàng

Di chuyển chuột đến cạnh trên hoặc dưới của tiêu đề hàng bạn muốn thay đổi kích thước, bạn sẽ thấy chuột biến thành biểu tượng có hai mũi tên.

Bạn bắt đầu giữ chuột và kéo thả để thay đổi kích thước hàng theo ý của bạn.

Bạn có thể để Excel tự điểu chỉnh kích thước của hàng để phù hợp với dữ liệu của hàng đó theo cách sau:

Di chuyển chuột đến cạnh trên hoặc hoặc dưới của tiêu đề hàng bạn muốn thay đổi kích thước, bạn sẽ thấy chuột biến thành biểu tượng như hình bên dưới.

Sau đó bạn double-click chuột để Excel tự điểu chỉnh kích thước hàng.

4. Định dạng văn bản

Bạn có thể định dạng văn bản trong Excel tương tự như Word, nhờ vào các công cụ trên Ribbon.

Trước hết, bạn cần chọn ô chứa văn bản cần định dạng.

Trên thanh ribbon, bạn chọn tab Home và chú ý đến khu vực của Font và Alignment.

• Font chữ.
• Cỡ chữ.
• In đậm, in nghiêng và gạch dưới.
• Màu chữ.
• Căn đều bên trái, căn giữa, căn đều bên phải.
• Sử dụng Format Painter để định dạng nhanh hơn

5. Sử dụng Format Painter để định dạng nhanh hơn

Nếu bạn có một ô với các định dạng như: màu sắc, cỡ chữ, font chữ… và bạn muốn áp dụng các định dạng này lên nhiều ô khác nhau bạn có thể sử dụng Format Painter để giải quyết việc này một cách nhanh chóng.

Đầu tiên, bạn cần chọn ô chứa các định dạng bạn muốn sao chép, sau đó chọn Format Painter, tiếp theo chọn ô cần áp dụng các định dạng bạn cần sao chép.

Protip: Nếu bạn muốn áp dụng một định dạng cho nhiều ô, bạn có thể làm như sau: Chọn vào ô bạn muốn sao chép các định dạng, double-click vào biểu tượng Format Painter và chọn các ô bạn muốn áp dụng các định dạng.

6. Tạo viền và gộp các ô

Để tạo viền cho các ô bạn cần chọn một ô hoặc một vùng trong Sheet, sau đó click vào biểu tượng Border trên ribbon. Chọn kiểu viền bạn muốn áp dụng.

Để gộp các ô lại với nhau bạn có thể dùng chức năng Merge & Center.

Đầu tiên, chọn các ô bạn muốn gộp, sau đó nhấn vào biểu tượng Merge & Center trên Ribbon để gộp các ô với nhau.

Bài viết các thao tác cơ bản trong Excel của Getcongnghe sẽ giúp bạn biết được các thao tác Excel cơ bản nhất để bạn dễ dàng sử dụng Excel trong tương lai. Bạn hãy tiếp tục theo dõi các bài viết khác về Microsoft Excel nhé!