Hướng dẫn lưu và mở file Excel

Lưu và mở một file Excel là một trong những thao tác cơ bản đầu tiên bạn cần biết trong quá trình sử dụng Excel.

Sau bài viết này bạn sẽ nắm được cách:

  • Lưu file Excel bằng các cách khác nhau.
  • Lưu file Excel bằng nhiều định dạng.
  • Mở nhanh một file Excel.
  • Mở một file Excel từ thư mục bất kỳ.

Giờ chúng ta cùng tìm hiểu cách lưu và mở file trong Excel nhé!

Lưu ý: Hướng dẫn bài viết này áp dụng cho Excel thuộc các phiên bản Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010.

1. Lưu file trong Excel

Tự động Lưu (AutoSave)

Đây là tính năng chỉ có trên phiên bản Excel 365. Với tính năng này, Excel sẽ tự động lưu file làm việc của bạn sau vài giây, và việc tự động lưu này sẽ được lặp lại liên tục sau khi bạn bật tính năng này.

Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích cho bạn, nhất là khi bạn làm việc trên một file Excel lớn trong một thời gian dài.

Tuy tiện lợi như vậy, nhưng tính năng này lại có 2 hạn chế:

  1. Tính năng này chỉ có trên Excel 365.
  2. Tính năng này yêu cầu bạn phải lưu file trên Onedrive.

Để bật tự động lưu bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Bật nút AutoSave bên góc trái phía trên thanh ribbon.

AutoSave trong excel
Bất tính năng AutoSave trong Excel 365

Bước 2: Chọn tài khoản Onedrive bạn muốn lưu.

lưu file trên onedrive excel
Chọn tài khoản Ondrive bạn muốn lưu

Bước 3: Đặt tên file Excel.

đặt tên file excel
Đặt tên cho file Excel cần lưu

Sau đó bạn kiểm tra và thấy nút AutoSave ở trạng thái On là OK nhé. Sau vài giây Excel sẽ tự động lưu file Excel bạn đang làm việc một lần.

mở AutoSave trong excel
Tính năng AutoSave đã được kích hoạt

Lưu file Excel

Khác với tính năng AutoSave, tính năng lưu bình thường của Excel có ở mọi phiên bản và bạn phải thực hiện thao tác lưu sau một thời gian cụ thể hoặc sau khi file Excel bạn có thay đổi.

Có 2 cách để thực hiện thao tác lưu file Excel:

  1. Click vào biểu tượng lưu phía trên thanh ribbon.
  2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
lưu file trong excel
Biểu tượng Save trong Excel

Sau khi thực hiện một trong 2 thao tác trên, một hộp thoại xuất hiện. Bạn chọn vào More options.

Tại đây bạn chọn Browse để lựa chọn thư mục muốn lưu file Excel.

Một hộp thoại khác hiện lên. Bạn cần lựa chọn vị trí lưu file sau đó chọn Save. Bạn cũng có thể lựa chọn định dạng file muốn lưu tại Save as type.

cách save file excel
Chọn vị trí lưu file

Save As

Tính năng Save As này được sử dụng khi bạn đã lưu một file Excel và muốn lưu thêm một file Excel tương tự nhưng với tên khác.

Bạn cần thực hiện các bước như sau để tiến hành Save As:

Bước 1: Bạn nhấn phím F12 trên bàn phím.

Hộp thoại chọn vị trí lưu file Excel xuất hiện. Chọn thư mục bạn muốn lưu file Excel và click Save.

cách save file excel
Chọn vị trí lưu file Excel

Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào tab File trên thanh ribbon, chọn Save As sau đó chọn Browser để lưu file với tên mới.

save as trong excel
Chọn Save As

2. Mở file Excel

Mặc dù mở file Excel là thao tác đơn giản, nhưng dưới đây, sẽ hướng dẫn bạn tất cả các cách để mở một file Excel trên máy tính của bạn.

Mở file Excel tại một thư mục

Cách này thực hiện rất đơn giản. Bạn chỉ cần đến thư mục chứa file Excel cần mở. Chọn vào file Excel đó và nhấn Enter hoặc double-click.

Mở file Excel làm việc trước đó

Đôi khi bạn sẽ gặp tình huống không nhớ mình đã lưu file Excel làm việc trước đó ở thư mục nào và không thể mở file Excel đó để làm việc tiếp tục. Vậy bạn có thể thực hiện cách sau để mở file Excel vừa làm việc.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Khởi động Excel.

Bước 2: Tại màn hình khởi động Excel bạn kéo xuống phía dưới.

Ở phần Recent sẽ xuất hiện các file Excel được mở gần đây nhất. Giờ bạn chỉ việc chọn file Excel bạn cần mở là được. Bạn cũng có thể xem ngày được mở file Excel gần nhất ở mục Date modified để xác định được file cần mở.

màn hình khởi động excel
Màn hình sau khởi động Excel

Mở file Excel bất kỳ

Để mở một file Excel bất kỳ bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O hoặc chọn tab File trên thanh ribbon.

Bước 2: Sau đó chọn Open.

Bước 3: Chọn Browser.                   

mở file excel trong thư mục
Chọn Open sau đó chọn Browser

Chọn thư mục chứa file cần mở. Sau đó chọn Open để mở file.

mở file tại thư mục vất kỳ trong excel
Chọn Open để mở file Excel

Trên đây là bài viết hướng dẫn nhanh các cách lưu và mở file trong Excel. Mặc dù chỉ là những thao tác cực kỳ đơn giản, nhưng hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn.

Newsletter Updates

Enter your email address below to subscribe to our newsletter

Leave a Reply